Avant de conclure un accord, les bénéficiaires du FNS sont tenus de vérifier que les conditions de la maison d’édition leur permettront de satisfaire les critères d’Open Access du FNS. Le FNS contrôle l’application de son règlement OA et publie dans la base de données de projets du FNS le statut OA des publications résultant de projets financés par ses programmes d’encouragement. Le FNS se réserve le droit de prendre des mesures complémentaires en cas de non respect de l’obligation OA.
Si un accord sur le droit d’auteur a été conclu avec un éditeur, les conditions contractuelles correspondantes doivent être respectées. Le FNS attend cependant des bénéficiaires qu’ils procèdent à l’auto-archivage de ces publications dans une base de données institutionnelle ou spécifique à une discipline dès la parution pour les articles et dans un délai maximum de 12 mois pour les livres et chapitres de livres. Des délais d’embargo plus longs ne sont pas compatibles avec l’obligation OA. Aucune exception ne peut être faite pour les articles. Pour les livres, les dérogations ne sont envisageables qu’en cas de frais disproportionnés liés aux droits d’image. En l’absence de convention concernant les droits d’exploitation, les travaux scientifiques peuvent être archivés dans une base de données 3 mois après leur publication. (Art. 382, al. 3 du Code des obligations). Le site Sherpa/RoMEO présente une vue d’ensemble des pratiques des éditeurs.
